Protección de datos en la administración de fincas y las comunidades de propietarios
De qué trata
Roles de comunidad y administrador, contrato del art. 28, juntas y actas, morosos y tablón, certificados de deuda, cámaras, cesión de datos entre vecinos, inquilinos, empleados y proveedores, derechos, seguridad, brechas, PBC, IA y plan de acción.
Contenido (19 capítulos)
- Por qué la administración de fincas es un caso especial
- Qué datos manejan la comunidad y su administrador
- Quién es quién: comunidad, administrador, presidente y proveedores
- Los principios del RGPD aplicados a la comunidad
- Juntas, convocatorias, actas y libro de actas
- Morosos, tablón de anuncios y certificados de deuda
- Cámaras de videovigilancia de la comunidad y de portería
- Cesión de datos entre vecinos: documentación, listados y mensajería
- Inquilinos, alquileres, pisos turísticos e inmobiliarias
- Empleados de la comunidad, proveedores y mantenimiento
- Los derechos de las personas
- Seguridad en el despacho y en la comunidad: qué significan «medidas adecuadas»
- Brechas de seguridad: qué hacer si algo sale mal
- Registro de actividades, evaluación de impacto, delegado de protección de datos, transferencias y conservación
- Otras normas que se cruzan: prevención del blanqueo, canal de denuncias e inteligencia artificial
- Sanciones, responsabilidad y casos habituales
- Plan de acción en diez pasos y lista de comprobación
- Glosario y fuentes
- Anexo. Herramientas de IA de uso general: riesgos y cómo usarlas bien
Muestra gratuita: la presentación
Para qué sirve este manual. Una comunidad de propietarios es, para el RGPD, un lugar donde se guardan y se enseñan datos de personas que se conocen entre sí: los nombres, los teléfonos y las cuentas bancarias de los vecinos, lo que debe cada uno, lo que votó cada cual en la junta, las imágenes de las cámaras del portal, las nóminas del portero y los datos de los inquilinos. El administrador de fincas custodia todo eso para decenas de comunidades a la vez, y la agencia inmobiliaria que gestiona alquileres añade los datos de arrendadores, inquilinos y candidatos. Este manual explica, en lenguaje llano, qué exige el RGPD en ese entorno y qué conviene comprobar antes de colgar un papel en el portal, enviar un acta, abrir un grupo de mensajería o instalar una cámara.
Sirve a administradores de fincas colegiados, a presidentes y vocales de comunidad, al personal de los despachos de administración de fincas y a las agencias inmobiliarias. Va de la mano del manual La inteligencia artificial en la administración de fincas y las inmobiliarias, que trata la Ley de IA y los riesgos propios de esas herramientas.
La responsable de los datos de los vecinos es la comunidad; el administrador de fincas que la gestiona por encargo actúa, con carácter general, como encargado del tratamiento, y entre ambos hace falta el contrato del art. 28 del RGPD. Cuando el administrador o la inmobiliaria llevan alquileres con sus propios medios, o usan los datos para fines propios, pasan a ser responsables. De esa etiqueta depende quién informa, quién contesta a los derechos y quién responde ante la AEPD.
Qué no es este manual
No es asesoramiento jurídico ni una interpretación oficial de la normativa colegial. Las referencias a la Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960), a la LOPDGDD, a la Ley 2/2023 y a la Ley 10/2010 se han contrastado con el texto consolidado del BOE a fecha de 5 de noviembre de 2026; las del RGPD y la Ley de IA, con EUR-Lex; y los criterios sobre morosos, tablón, cámaras y roles, con la guía sectorial de la AEPD «Protección de datos y administración de fincas» y con las preguntas frecuentes de la AEPD sobre comunidades de propietarios. Las normas internas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas y de cada Colegio, y la jurisprudencia sobre casos concretos, deben consultarse con ellos o con asesoramiento especializado.