Protección de datos en la gestoría administrativa
De qué trata
Datos de clientes y de sus trabajadores, responsable y encargada, contrato del art. 28, representación y apoderamientos, certificados y claves, secreto profesional, derechos, proveedores, seguridad, brechas, transferencias, PBC, IA y plan de acción.
Contenido (19 capítulos)
- Por qué la gestoría es un caso especial
- Qué datos maneja una gestoría
- Quién es quién: responsable, encargada y subencargados
- Cuando la gestoría es encargada: el contrato con la empresa cliente
- Los principios del RGPD aplicados a la gestoría
- Representar al cliente ante las Administraciones
- Certificados digitales, claves y sedes electrónicas
- Secreto profesional y confidencialidad del personal
- Los derechos de las personas
- Proveedores y subencargados: el contrato del art. 28
- Seguridad en la oficina: qué significan «medidas adecuadas»
- Brechas de seguridad: qué hacer si algo sale mal
- Transferencias internacionales, registro de actividades y evaluación de impacto
- Prevención del blanqueo: puente hacia el manual de PBC
- Datos personales e inteligencia artificial
- Sanciones y responsabilidad
- Plan de acción en diez pasos y lista de comprobación
- Glosario y fuentes
- Anexo. Herramientas de IA de uso general: riesgos y cómo usarlas bien
Muestra gratuita: la presentación
Para qué sirve este manual. Una gestoría administrativa guarda, ordena y comunica datos personales de muchas personas: sus clientes (particulares, autónomos y empresas), pero también los empleados de esas empresas, los socios, los administradores, los familiares que aparecen en un trámite y la propia plantilla de la oficina. Nóminas, seguros sociales, contratos de trabajo, declaraciones de impuestos, trámites de tráfico, extranjería o registros: cada expediente lleva datos que viajan a una Administración, a un programa o a un servicio en la nube. Este manual explica, en lenguaje llano, qué exige el RGPD en esa situación y qué conviene comprobar antes de usar o de recomendar cualquier solución informática.
Sirve a los gestores administrativos y a su personal, y también a las asesorías que llevan trámites y nóminas de sus clientes. Va de la mano del manual La inteligencia artificial en la gestoría administrativa, que trata la Ley de IA y los riesgos propios de estas herramientas, y se apoya en el manual de prevención del blanqueo de capitales (PBC) para lo que allí se desarrolla.
La gestoría trabaja con datos que no son suyos: son de sus clientes y de las personas de sus clientes. Unas veces los trata como responsable (sus clientes, su plantilla) y otras como encargada de la empresa cliente (por ejemplo, en nóminas y laboral, a analizar caso por caso). Del papel que corresponda depende el contrato exigido por el art. 28.3 del RGPD. En ambos casos pesa el secreto profesional y conviene cuidar la custodia de los certificados y claves que los clientes confían a la gestoría.
Qué no es este manual
No es asesoramiento jurídico ni una interpretación oficial de la normativa profesional. Las normas citadas son el Decreto 424/1963, de 1 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto Orgánico de la profesión de Gestor Administrativo (el «Estatuto»); la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria; la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD); y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD). Lo que dice la ley se cita con sus palabras o muy pegado a ellas; lo que son recomendaciones o buenas prácticas del manual se rotula como tal y no es una obligación legal. El Estatuto es anterior a la normativa de protección de datos: las normas internas del Colegio y las circulares del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos no se recogen aquí y deben consultarse con el Consejo General o con el Colegio, sobre todo en lo relativo al secreto profesional, a la conservación de expedientes y al uso de certificados de clientes.